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时间管理:让工作跟着节奏走
2017-07-03 14:24 来源: 作者:伊莉莎白‧葛瑞斯‧松德斯(Elizabeth Grace Saunders)

每月、每周和每日的节奏可以创造出你需要的秩序和弹性,好让你的工作和时间和谐地流动。培养属于自己的创意律动、生命节拍和个人节奏。

许多个性里带着一丝叛逆的人都会抗拒紧密的结构,对安排进度的想法也不予理会,后来就发现他们的生活和创意的成果,并不如自己原先期望的那样地和谐。
如果你是属于光谱这一端,发现自己难以接受、甚至更难遵循一套标准惯例的话,那么现在或许正是时候,不再把管理时间视为是发展出一套须严格遵守的规定,而是开始思考,生产力的增加,就像是寻找和培养你独特的创意律动、生命节拍以及你个人节奏的一个过程。这种方式,就好像你有中心主题,并且有可辨识的旋律;可是同时也拥有即兴发挥和协调和谐的空间。
设计师及设计作家史蒂芬•布莱德利(Steven Bradley)曾经俏皮地说,“无论你是否有所计划,你的设计之中自有一股韵律与节奏(rhythm)。韵律启动了空间。韵律创造了心境。韵律可以引导参观者进入你的设计。”同时,韵律也能够协助引领你,穿越自己的时间。
如果这种方式听起来对你有吸引力,根据我自己的生活,以及针对时间管理议题指导客户的经验,下列有几项概念,可以让你的时间跟你的能量、兴趣和目标相互一致。

 

每月节奏
计划减少一些时,一个月内你完成的事情通常会更多。大多数人都有一种自然节奏,大约可以在一个月里完成一项专业上的重要项目,或是达成一项个人的里程碑。我的意思并不是说,这是你在某个月内所完成的唯一一件事,我指的是这些相当重要的任务,像是决定采用某项新软件并予以执行,或是整理你的一房公寓空间。如果你告诉自己,一个月内要完成像这样规模大小的三件任务,你可能任何一件的进展都会相当地少。如果你一个月只专注投入在一件事情上,那你在四个星期之后,完成或者接近完成这件任务的机率就会相当地高。遵循每月一个项目的节奏,你就会觉得满意许多。
除此之外,同样重要的是,在一个月的时间里,你也要依循自己能量活力的节奏。毋庸置疑地,例外的确存在,可是一般来说,大多数人能够承受一个月最多一到两次的出差,而不至于让生活节奏大乱。另外,针对你主办的活动,或是你邀请到家里的访客,你也要考虑到适当地调整自己的节奏。所有的这些活动固然会为生活添加美好的多样化感受,可是也可能让你失去节奏,如果例外变成了常态的话。

 

每周节奏
每周内的项目、会议和承诺可能都会不太一样,不过你如果有一个可支援工作的每周节奏,会很有帮助。就像在设计过程中你必须先设计出模板一样,这个模板是你之后可以打造,并依照任何项目需要而修改的一种模式。在这儿,模板就是你一周的工作概况。
经过多次实验之后,我找到了自己每一周的最佳节奏,涵盖下列这些事项:
● 星期一早上要有段“加速工作时间”(ramp-up time),把当周一开始前几个小时空出来,专心进行上周末过完后的每周计划和工作。
● 把项目时间集中安排在星期三下午。在周间,我会着手规模较小的事项,可是当我需要聚焦在大型项目,比方说新书提案时,对我最有效的方法就是把整个下午空出来,不安排任何会议。如此我便可以上咖啡馆,不受打扰,把工作好好完成。这样的做法就像是把重要计划的推动,转变成日常工作当中感觉美好的周间迷你休息一样。
● 在星期五下午放慢脚步。我会特别空出大约三小时,完成比我原先预期还要更久才能完成的任何工作,或者着手进行那些不算急迫、但在周末之前可完成的行政工作,这样感觉就会相当不错。
● 周间至少空下一天晚上,完成个人待办事项,好好充一下电。我非常喜欢社交活动,可是就算是外向的人也会需要休息一天。
当然,有需要的时候,我自然会适应、调整和修改所有这些安排。不过,我偏爱的是这种节奏,而且我发现这样的安排会在周末到来之前,带来成果非常令人满意的一周。

 

每日节奏
想要拥有充实快乐的一天,并没有一套正确的公式。有些人建议,早上绝对不要查看电子邮件;有些人的建议则是刚好相反。其实,秘诀就是诚实回答这个问题:哪些方法对你最有效,能让你充分运用一天24小时?
就我个人来说,我会用一天中的前60到90分钟来做计划,回复邮件,完成小型的待办事项,然后到了上午10点到11点时,我会投入更深度的工作,以及跟客户通电话。我比较喜欢一天里的会议时间不要超过4小时,而且我试图把每一天的最后30分钟空下来,完成尚未结束的工作。对于我的某些客户来说,最佳的每日节奏如下:早上很快地检查一下邮件,然后就专心聚焦在深度工作上,直到午餐。午餐之后,他们会开会或者回应已经发生的紧急事件。
无论你偏爱哪一种方式,你都会想要清楚知道,自己何时聚焦在工作上时会有最佳表现,何时比较喜欢开会,以及何时会空出时间着手计划,让每件事情都能正确进展。

重回中心的节奏
最后,重要的是要知道,当你的主题出现重大变化时,哪一种类型可以协助你重回轨道。诚实面对自己,允许自己在需要时投入时间重新整理,都能够让你不再觉得自己落后计划,以免一直感到愧疚。
举例来说,当你把休假之前和休假过后的那一天都特别空出来,没有人可以在这两天安排跟你开会时,你就会体验到最少的压力。这么做给予你所需的灵活弹性,在休假前把工作完成,在休假结束后重拾心情。除此之外,在大型会议或重大活动之后,你应该考虑空出至少半天的时间,以便处理一些琐碎杂事、跟催计划,以及整理你的笔记。这会让你能够从刚才发生的事情当中汲取出价值。有人曾经告诉过我,当他参加大型会议时,总是会多订额外一晚的旅馆,好让自己在回家之前能够完成所有的工作。活动如果带来更多的混乱,你便需要拿出更多的时间,好让自己得以重新安定下来,重拾工作与生活的节奏。
每月、每周和每日的节奏可以创造出你需要的秩序和弹性,好让你的工作和时间和谐地流动。现在是你发现你个人节奏的时候了。

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